Ein Anforderungsprofil ist ein Instrument im Recruiting und umfasst eine Liste an Qualifikationen, Kompetenzen und sonstigen Anforderungen, die Bewerbende für eine ausgeschriebene Stelle mitbringen sollen.
Das fertige Anforderungsprofil dient Recruiter*innen als Grundlage für die spätere Auswahlentscheidung.
Nun zeige ich dir, wie du ein Anforderungsprofil erstellen kannst.
1. Kläre die Anforderungen für Anforderungsprofile mit dem Fachbereich
Um ein professionelles Anforderungsprofil zu erstellen, solltest du die genauen Anforderungen an die ausgeschriebene Stelle mit dem Fachbereich klären, wo das neue Teammitglied eingesetzt werden soll. Diese wissen schließlich am besten, welche Kompetenzen notwendig sind, um in der ausgeschriebenen Stelle erfolgreich zu sein.
Neben den fachlichen Fähigkeiten sollten dann insbesondere auch die für die Stelle wichtigen Soft Skills definiert werden. Somit legst du klar fest, was eine Stelle ausmacht und du kannst später einen Abgleich durchführen, was Bewerbende bereits für diese Aufgaben mitbringen.
In der Abstimmung mit dem Fachbereich gibt es 2 mögliche Vorgehensweisen zur Analyse der Ist-Situation:
Szenario 1: Die Stelle ist derzeit bereits besetzt
In diesem Fall kann die Person, die die Stelle derzeit innehat, eine Liste mit Aufgaben erstellen, die sie täglich, wöchentlich oder monatlich abarbeitet. Bitte die Person, die Aufgaben zu untergliedern, beispielsweise nach Wichtigkeit oder Häufigkeit der Anwendung. So kannst du auch für dein Anforderungsprofil Prioritäten setzen.
Gleichzeitig kannst du den Vorgesetzten der Stelle bitten, die formalen Kriterien festzulegen. Hierzu zählen Dinge wie:
Welches Bildungsniveau ist erforderlich?
Welche fachlichen Fähigkeiten benötigen Kandidat*innen?
Welche persönlichen Eigenschaften sollten Kandidat*innen mitbringen?
Ziel ist es, möglichst konkrete Anforderungen an potenzielle Bewerber*innen zu formulieren.
Szenario 2: Die Stelle wird neu geschaffen
Plane das Tagesgeschäft der Person und bleibe realistisch. Stimme dich hierzu mit dem Vorgesetzten ab. In diesem Fall muss diese(r) neben den formalen Aspekten, auch die fachlichen Anforderungen an die Stelle festlegen.
2. Anforderungsprofile auswerten
Die unter Punkt 1 gesammelten Anforderungen an die Stelle sollten nun übersichtlich in Tabellenform dargestellt und nach ihrer Relevanz für die Stelle bewertet werden. Jedes Merkmal sollte als Must-have, Should-have oder Nice-to-have bewertet werden.
Die Untergliederung im Anforderungsprofil erfolgt dann nach den bekannten Kriterien:
Fachkompetenz
Methodenkompetenz
Sozialkompetenz
Ob du eine Schulbildung bzw. einen bestimmten Ausbildungsabschluss als Anforderungskriterium mit aufnimmst, das musst du selbst entscheiden. Oft hängt dies auch von der Unternehmenspolitik ab. Ich selbst binde keine Stelle an eine bestimmte Ausbildung. Ich erachte es für sinnvoller, sich das Gesamtpaket anzusehen, um dann zu entscheiden, ob eine Passung zur Stelle gegeben ist oder nicht.
Fachliche Kompetenzen
Folgende fachliche Kompetenzen „können“ in das Anforderungsprofil aufgenommen werden.
Fachkenntnisse
Sprachkenntnisse
Berufliche Erfahrungen
Ausbildung/Fortbildung/Weiterbildung
Angeeignete Zusatzkenntnisse
Kognitive Fähigkeiten usw.
Natürlich müssen Bewerbende in der Lage sein, gewisse Aufgaben fachlich lösen zu können. Dabei kommt es neben der Erfahrung und den notwendigen Fachkenntnissen vor allem auf die kognitiven Fähigkeiten an.
Wer schnell lernt und neues Wissen umsetzen kann, der bzw. die wird auch schnell in der Lage sein, Wissenslücken zu schließen.
Methodische Kompetenzen
Folgende methodischen Kompetenzen „können“ in das Anforderungsprofil aufgenommen werden.
Analytisches Denken
Unternehmerisches Denken
Strategisches Denken
Organisationsfähigkeit
Eigenständiges Arbeiten
Teamfähigkeit
Verhandlungsfähigkeit usw.
Bei den methodischen Anforderungen geht es um die Arbeitsweise von Bewerbenden. Wie gehen sie im täglichen Arbeitsleben mit Problemen um? Sind sie eher analytisch veranlagt oder haben sie eine Hands-on-Mentalität? Wie interagieren sie mit Kunden? Arbeiten sie lieber allein oder im Team?
Je nach Stelle werden dann die methodischen Kompetenzen festgelegt, die für eine erfolgreiche Ausübung erforderlich sind. Ein Softwareprogrammierer beispielsweise benötigt andere analytische Fähigkeiten als eine Mitarbeiterin im Verkauf. Bei ihr wird dann aber beispielsweise das Verhandlungsgeschick ein „Must have“ was jedoch für den Softwareprogrammierer keine Rolle spielt.
Kommen wir zu guter Letzt zu den persönlichen Anforderungen an die Stelle.
Sozial-/persönliche Kompetenzen
Folgende sozialen bzw. persönlichen Kompetenzen „können“ in das Anforderungsprofil aufgenommen werden.
Kritikfähigkeit
Kommunikationsfähigkeit
Anpassungsfähigkeit
Verantwortungsbewusstsein
Leistungsbereitschaft
Reisebereitschaft
Einfühlungsvermögen
Überzeugungskraft
Konfliktlösungsfähigkeiten
Kundenorientierung
Stressresistenz
Verhandlungsgeschick
Kooperationsbereitschaft
Geduld
Ehrlichkeit
Selbstbewusstsein usw.
Die sozialen bzw. persönlichen Anforderungen sollten nicht nur auf die Stelle zugeschnitten sein, sondern auch mit den Werten der übrigen Belegschaft übereinstimmen – sprich dem Cultural fit.
Passt der Cultural fit nicht, dann sind zukünftige Konflikte vorprogrammiert. Dieses Risiko können wir verhindern, indem wir bereits bei der Auswahlentscheidung darauf achten, uns nur solche neuen Teammitglieder ins Unternehmen zu holen, die sowohl zur Abteilung an sich, aber auch zum Unternehmen als solches passen. Für eine bestmögliche Passung kannst du zu deiner eigenen Einstellungsentscheidung auch das Team mit einbeziehen, beispielsweise durch ein „Social Interviewing“ am Ende des eigentlichen Kennenlerngespräches.
Beim Cultural Fit achten wir primär auf folgende Punkte:
Werte, Normen und Glaubenssätze
Ziele
Handlungsweisen
Erwartungen
Sofern du Führungskräfte einstellst, musst du neben den bisher beschriebenen Anforderungen noch auf ein paar weitere achten: Hierzu zählen beispielsweise:
Unternehmerisches Denken
Ausführung
Delegation
Organisation
Motivation
Innovationsfähigkeit
Entscheidungsfähigkeit usw.
Führungskräfte vereinen eine Reihe von Eigenschaften die für eine erfolgreiche Wahrnehmung der Aufgaben erfolgsentscheidend sind. Aus diesem Grund können für Führungskräfte Anforderungsprofile auch einmal etwas umfangreicher ausfallen.
Betrachten wir nun einmal beispielhaft ein Anforderungsprofil, welches von HAUFE als Beispiel im Internet zur Verfügung gestellt wird.
Position: IT Fachkraft (m/w/d)
Je nach Position, kannst du nun die einzelnen Bereiche festlegen, die für deine Bewertung wichtig sind. Diese ergeben sich aus den fachlichen, methodischen und sozial- bzw. persönlichen Anforderungen. Je nach Unternehmen kannst du Dinge wie Schulausbildung oder Studium ergänzen.
Wenn dein Anforderungsprofil fertig ist, legst du fest, wie das Soll-Profil des idealen Bewerbenden aussieht. Dieses kannst du dann als Grundlage nehmen, wenn du Bewerbende bewertest.
Für die Bewertung einzelner Kriterien (Schubladen) nutzt du die gelernte Methode: Beobachten, Beschreiben, Beziehen, Bewerten.
Hier haben wir bereits gelernt, wie wir vorgehen um dann am Ende eine Bewertung auf einer Skala von 1-5 durchzuführen.
Auch im aktuellen Beispiel wurde eine Bewertungsskala von 1-5 verwendet.
Wenn du dies nun für die wichtigsten Anforderungen machst, hast du zum einen überprüft, ob das Ist-Profil bzw. die Ist-Kompetenz mit den gewünschten Fähigkeiten übereinstimmt UND du schaffst damit eine Vergleichbarkeit unter allen Bewerbenden an sich.
Ein Gesamtpunktwert über alle Kriterien kann dir dann am Ende helfen, die finale Auswahlentscheidung zu treffen. Sind dir einzelne Aspekte dabei besonders wichtig, so kannst du diese auch unterschiedlich gewichten.
FAZIT: WARUM IST EIN ANFORDERUNGSPROFIL WICHTIG?
Auch wenn es erstmal mit viel Arbeit verbunden ist, macht es sehr viel Sinn, mit Anforderungsprofilen zu arbeiten.
Denn:
Ein Anforderungsprofil ist transparent und effizient und alle Beteiligten haben direkt eine klare Vorstellung davon, nach welchen Bewerbenden gesucht werden soll und was für eine erfolgreiche Ausübung der Stelle wichtig ist.
Bewerbende werden erst dadurch vergleichbar und wir vermeiden Entscheidungen aus einem reinen Bauchgefühl heraus
Anforderungsprofile können, wenn sie einmal erstellt sind, beliebig oft angewandt werden. Mit der Zeit wirst du dir diese auch verinnerlichen und kannst dann Kennenlerngespräche ohne große Vorbereitung auf einem sehr professionellen und hohen Niveau führen.
Und nun, viel Erfolg bei der Gestaltung.